Softech Chart Hotel – graficzne zarządzanie obłożeniem i rezerwacjami

Jeśli w Twoim obiekcie hotelowym liczy się szybki podgląd sytuacji i sprawne planowanie pobytów, Softech Chart Hotel wyróżnia się podejściem opartym o czytelną, graficzną prezentację obłożenia. System pokazuje pokoje w podziale na standardy (np. miejsca 1-osobowe, apartamenty itd.), dzięki czemu recepcja i zarządzający widzą, co jest dostępne w danym okresie, a co wymaga decyzji.

Rozwiązanie wspiera codzienną pracę od momentu rezerwacji, przez meldowanie i wymeldowanie, aż po rozliczenia. W praktyce oznacza to mniej ręcznego „przerzucania” informacji pomiędzy modułami oraz łatwiejszą kontrolę statusów pobytów. Kolorowe diagramy rezerwacji i meldunków pokazują m.in. potwierdzenia, typy rezerwacji oraz stan rozliczeń gościa.

W Softech Chart Hotel wprowadzanie i edycja danych może odbywać się zarówno z poziomu grafika, jak i z ksiąg systemu. Paski rezerwacji i meldunków mogą wyświetlać nazwiska gości oraz nazwy firm, a pokoje wyjeżdżające danego dnia są oznaczane kolorem alarmowym. To podejście ułatwia podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym, szczególnie gdy obiekt działa intensywnie.

Recepcja, meldunki i rezerwacje – pełna kontrola procesu pobytu

Moduł RECEPCJA w Softech Chart Hotel wspomaga pracę recepcji, marketingu oraz kadry zarządzającej. Z jednego miejsca masz dostęp do kluczowych informacji: bieżącego podglądu pokoi, listy meldunków oraz księgi rezerwacji. Użytkownicy pracują na logicznie powiązanych oknach i czytelnych elementach interfejsu, co przekłada się na łatwiejsze szkolenie nowych osób.

System oferuje dwie podstawowe księgi: Księgę Rezerwacji oraz Księgę Meldunków. Księga Rezerwacji pozwala wprowadzać informacje o planowanych pobytach – od terminu i standardu, przez status rezerwacji (potwierdzona, niepotwierdzona, oczekiwana zaliczka), aż po dokumenty zapłaty. Dla rezerwacji grupowych można dodawać komentarze do wszystkich elementów grupy, a na etapie planowania istnieje możliwość przypisania rabatu.

W Księdze Meldunkowej obsługujesz gości przebywających aktualnie w hotelu – możliwe jest zrealizowanie wcześniejszej rezerwacji lub szybkie zameldowanie nowego gościa. Co istotne, system kontroluje rozliczenia: wymeldowanie nie może nastąpić bez rozliczenia rachunku, co ogranicza ryzyko błędów i nieprawidłowości.

• Diagram i księgi rezerwacji/meldunków z kolorem i statusem (indywidualne i grupowe).
• Wymeldowanie z rozliczeniem oraz możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży lub odroczenia płatności.

Obciążenia i sprzedaż: paragon, faktura VAT i rachunki niefiskalne

W Softech Chart Hotel centrum rozliczeń stanowi moduł Księgi Obciążeń. Dzięki niemu możesz przeglądać, zarządzać i rozliczać należności wynikające z meldunku: pobytowe, żywienia oraz usługi dodatkowe. Połączenie z modułem Sprzedaży sprawia, że rozliczenie gościa przebiega sprawnie i elastycznie – zależnie od konfiguracji może nastąpić w chwili wymeldowania lub jako płatność odroczona.

System umożliwia automatyczne naliczanie obciążeń według aktualnego stanu meldunku. Dla obiektów, które prowadzą gastronomię, przewidziano też automatyczne naliczanie obciążeń usług gastronomicznych przesyłanych z programu POS. Dla hoteli biznesowych działa mechanizm przenoszenia obciążeń na konta firm, co usprawnia rozliczenia okresowe.

Moduł Sprzedaży wspiera wystawianie dokumentów: paragonów fiskalnych, faktur, rachunków, korekt, dokumentów proforma oraz dokumentów walutowych i kasowych. System ma szerokie możliwości konfiguracji uprawnień i wydruków, w tym drukowanie dwujęzyczne oraz ustawianie numeracji dokumentów pod wymagania obiektu. Dodatkowo istnieje możliwość wykorzystania zaliczek już wpłaconych.

Integracje i automatyzacja: zamki, telefony, urządzenia fiskalne, systemy FK i płatności

W praktyce Softech Chart Hotel działa jak centrum spajające różne procesy w hotelu. Program może współpracować z wieloma urządzeniami i systemami informatycznymi, automatyzując codzienne zadania recepcji i rozliczeń. Komunikacja obejmuje m.in. centrale telefoniczne, systemy taryfikacyjne, drukarki fiskalne, zamki hotelowe, systemy księgowe oraz płatnicze.

Dla central telefonicznych system może umożliwiać odczyt rozmów, odblokowanie dostępu przy zameldowaniu i blokowanie po wymeldowaniu, programowanie usługi budzenia oraz rozliczanie rozmów służbowych. Recepcjonista ma możliwość sprawdzania i drukowania zestawień rozmów nierozliczonych i rozliczonych dla danego pokoju.

W zakresie płatności Softech Chart Hotel wspiera realizację transakcji przez terminal kart płatniczych oraz współpracę z aplikacjami (w tym rozwiązania oparte o platformę Chartnet). Dla gastronomii przewidziano integrację z modułami Gastro POS oraz Gastro Szef, co pozwala rejestrować obciążenia na stanowisku kelnerskim i przesyłać je do recepcji.

W obszarze zamków hotelowych obsługiwane są systemy wykorzystujące karty magnetyczne, chipowe lub zbliżeniowe identyfikatory. Lista wspieranych rozwiązań obejmuje m.in. Salto, Inhova, VingCard, Tayama, ComSas, Lob Nexus, Solitaire, TimeLox. Dodatkowo obsługiwane są systemy FK poprzez eksport danych do popularnych programów księgowych.

Parametr	Dane
Nazwa produktu	Softech Chart Hotel
SKU	a14bf91ca988
Cena	2693,7 zł
Typ licencji	Opłata jednorazowa za program Chart Hotel (nabywany na okres bezterminowy)
Aktualizacje	Wykupione do 13 m-cy od daty zakupu: 10% wartości programu; po 13 m-cach: 20% wartości programu; przez 1 rok od zakupu program można aktualizować bezpłatnie (po roku działa dalej bez możliwości aktualizacji, chyba że wykupisz abonament)
Rabaty przy zakupie przez stronę www	10% rabatu
Obsługa liczby pokoi (warianty licencji)	do 30 pokoi, do 75 pokoi, powyżej 75 pokoi

Gastro, zasoby, archiwum, zestawienia – modułowość dopasowana do obiektu

Softech Chart Hotel rozwija się modułowo, dzięki czemu możesz dobrać funkcje do profilu obiektu: małego pensjonatu, średniego hotelu miejskiego czy większej placówki. System sprawdza się również w obiektach wynajmujących pokoje, domki letniskowe czy domy wczasowe, a także w sanatoriach i ośrodkach rehabilitacyjnych.

Moduł ŻYWIENIA umożliwia planowanie posiłków na etapie rezerwacji oraz szczegółowe rozliczanie w trakcie pobytu. Definiujesz dowolną liczbę posiłków i ich rodzajów (diet), a dla posiłków możesz ustalić ceny dla trzech predefiniowanych porcji. Zmiany w żywieniu automatycznie przekładają się na stan rachunku gościa.

W sytuacji, gdy obiekt ma dodatkowe rezerwacje – np. sale konferencyjne, gabinety SPA czy inne zasoby – przydaje się moduł ZASOBY. Pozwala prowadzić rezerwacje i rozliczać wykorzystanie jako obciążenia dodawane do konta gościa, fakturami, rachunkami lub paragonami. Dla zarezerwowanych zasobów można drukować potwierdzenia w formie uproszczonego biletu.

Z kolei moduł ARCHIWUM porządkuje dane stałe i archiwalne: słowniki usług i towarów, kontrahentów, dane firm i gości, a także podgląd wykonanych wcześniej rezerwacji, meldunków oraz dokumentów sprzedaży. Dla szybkiego obrazu kondycji obiektu działa moduł ZESTAWIENIA – obejmujący kategorie Recepcja, Finanse, Archiwum, Hotel, Statystyka oraz GUS.

Warto też zwrócić uwagę na kontrolę dostępu: system zapewnia kontrolę uprawnień każdego pracownika, co ułatwia ograniczenie dostępu do wybranych funkcji i dokumentów. Wszystkie czynności mogą być rejestrowane w dzienniku systemu, wspierając bezpieczeństwo pracy.

Licencje, moduły i ceny – jak dobrać rozwiązanie do skali obiektu

Zakup Softech Chart Hotel odbywa się w modelu licencji jednorazowej, a program działa bezterminowo. Kluczowe jest dobranie wersji do liczby pokoi, które chcesz obsłużyć w systemie. To podejście pozwala dopasować koszt do skali obiektu.

Jeśli potrzebujesz rozbudowy, dostępne są dodatkowe moduły. Przykładowo interfejs do obsługi zamków hotelowych, moduł rezerwacji zasobów i obsługa SPAsprzedaż towarów i usług w rozliczeniu na godziny, moduł rehabilitacja oraz współpraca z programem finansowo-księgowym (eksport danych do programu księgowego). Dla obiektów, które sprzedają usługi online, przewidziano także moduł rezerwacji on-line do CHART.

W systemie uwzględniono również zasady dotyczące aktualizacji: przez pierwszy rok można aktualizować bezpłatnie, a po tym okresie aktualizacje są możliwe po wykupieniu odpowiedniego pakietu (zależnie od czasu od zakupu). Dzięki temu planowanie rozwoju i utrzymania systemu jest przewidywalne.

Jeżeli zależy Ci na sprawnym wdrożeniu i pracy zespołowej, Softech Chart Hotel może być uruchamiany w lokalnej sieci komputerowej i wykorzystywany jednocześnie przez wielu operatorów: recepcjonistów, managerską kadrę, księgowość oraz dział marketingu. Licencjonowanie pozwala na dołączanie kolejnych stanowisk.